Atreverse a digitalizar con el presupuesto sobrante

Digitalización

¿Le ha sobrado presupuesto? Estupendo. Entonces atrévase a dar un pequeño paso hacia la digitalización. Tome un proceso que lleva años atascado en la rutina, desbloquéelo y haga avanzar su empresa y el proceso. Antes de que acumule más polvo.

El archivador número 14

Lunes por la mañana en una empresa de lo más normal. De la nave llegan los protocolos de inspección, en papel como cada semana. La compañera de control de calidad los teclea en una lista de Excel. La lista se imprime. Y se archiva. En el archivador número 14.

«¿Y esto no se podría hacer en digital?», pregunta el compañero nuevo.

Silencio.

«Ya lo intentamos en 2019», dice el jefe. «Luego surgió otra cosa.»

En 2021 se acabó el presupuesto. En 2023 llegó el gran proyecto ERP. Y en 2025 ya nadie preguntó. El archivador número 14 tuvo un vecino. Luego otro.

En noviembre, el jefe mira las cifras. Queda algo. No mucho, pero suficiente para un pequeño paso. Duda. Coge el teléfono. Lo vuelve a colgar. Y al final llama.

Unas semanas después, en la nave, alguien introduce las mediciones directamente en la tableta. La compañera de control de calidad ya no teclea nada. ¿Y el archivador número 14? Sigue acumulando polvo. Pero esta vez con toda tranquilidad.

Los obstáculos de siempre y lo que queda de ellos

• «No hay tiempo.» Lo entendemos. Por eso no se plantea toda la empresa, sino un solo proceso.
• «Demasiado caro.» El presupuesto sobrante ya está ahí. Y en muchas empresas, a final de año simplemente desaparece.
• «Siempre lo hemos hecho así.» Precisamente.
• «Nuestro departamento de informática no da abasto.» Nos encargamos nosotros. Su departamento de informática puede mirar.
• «Aquí no hay nada documentado.» Casi en ningún sitio lo está. Preguntamos a las personas que hacen el proceso cada día. Son quienes mejor lo conocen, de todas formas.

Qué puede ser un pequeño paso

Pequeño no significa poco importante. Pequeño significa que se termina. Algunos ejemplos del día a día.

• Un formulario en papel se convierte en una pantalla de entrada en la tableta o el móvil.
• Una lista de Excel en la que escriben tres personas a la vez se convierte en una pequeña aplicación. Cómo funciona lo encontrará en De Excel a su propia aplicación.
• Los datos que hoy se teclean dos veces se introducen una sola vez. Y bien.
• El informe que alguien monta a base de clics cada viernes se genera pulsando un botón.

¿Y la IA?

Muchos quieren IA ahora. Es comprensible, puede quitarle mucho trabajo. Pero por desgracia solo con lo que existe en formato digital. Si su conocimiento está en archivadores, en cabezas y en doce versiones del mismo archivo de Excel, la IA no tiene nada entre manos. Y entonces tampoco puede salir al campo para aliviarle el trabajo.

Quien tiene la IA como meta empieza, por tanto, por la digitalización. Cada proceso que digitaliza hoy es el alimento de la IA de mañana. Dónde encaja ya hoy la IA en su caso lo aclaramos con gusto en nuestra consultoría de IA.

Cómo empezar con el presupuesto sobrante

1. Elegir un proceso. Ese del que todos se quejan. Ya sabe cuál.
2. Primera conversación. Nos enseña cómo funciona hoy. Formulario, lista, archivador, todo vale.
3. Precio fijo. Para empezar están nuestros paquetes de inicio a precio fijo y con un resultado claro. Encajan bien en un presupuesto sobrante.
4. Primera versión. Lo prueba con sus datos reales. Lo que falte, lo escribe directamente en el programa.

Y cuando el año que viene el presupuesto vuelva a estar lleno, ya sabrá qué toca después.