Digitalisierung mit Restbudget wagen

Digitalisierung

Im Budget ist noch etwas übrig? Wunderbar. Dann wagen Sie doch mal einen kleinen Schritt in Richtung Digitalisierung. Nehmen Sie sich einen Ablauf vor, der seit Jahren eingefahren ist, lösen Sie ihn auf und bringen Sie Betrieb und Prozess ein Stück voran. Bevor er weiter verstaubt.

Ordner Nummer 14

Montagmorgen in einem ganz normalen Betrieb. Aus der Halle kommen die Prüfprotokolle, wie jede Woche auf Papier. Die Kollegin aus der Qualitätssicherung tippt sie in eine Excel-Liste. Die Liste wird ausgedruckt. Und abgeheftet. In Ordner Nummer 14.

„Das könnte man doch digital machen“, sagt der neue Kollege.

Stille.

„Haben wir 2019 schon mal versucht“, sagt der Chef. „Dann kam was dazwischen.“

2021 war das Budget weg. 2023 kam das große ERP-Projekt. Und 2025 hat einfach keiner mehr gefragt. Ordner Nummer 14 bekam einen Nachbarn. Dann noch einen.

Im November schaut der Chef auf die Zahlen. Da ist noch etwas übrig. Nicht viel, aber genug für einen kleinen Schritt. Er zögert. Greift zum Telefon. Legt wieder auf. Und ruft dann doch an.

Ein paar Wochen später tippt in der Halle jemand die Messwerte direkt ins Tablet. Die Kollegin aus der Qualitätssicherung tippt nichts mehr ab. Und Ordner Nummer 14? Der verstaubt weiter. Aber diesmal ganz in Ruhe.

Die üblichen Hemmnisse und was davon übrig bleibt

• „Keine Zeit.“ Verstehen wir. Deshalb nehmen Sie sich nicht den ganzen Betrieb vor, sondern einen einzigen Ablauf.
• „Zu teuer.“ Das Restbudget ist schon da. Und bei vielen ist es zum Jahresende einfach weg.
• „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Eben.
• „Unsere IT ist voll ausgelastet.“ Das übernehmen wir. Ihre IT darf gerne zuschauen.
• „Bei uns ist nichts dokumentiert.“ Ist es fast nirgends. Wir fragen die Leute, die den Ablauf jeden Tag machen. Die wissen es sowieso am besten.

Was ein kleiner Schritt sein kann

Klein heißt nicht unwichtig. Klein heißt, dass es fertig wird. Ein paar Beispiele aus dem Alltag.

• Ein Papierformular wird zur Eingabemaske auf Tablet oder Handy.
• Eine Excel-Liste, in der drei Leute gleichzeitig herumschreiben, wird eine kleine Anwendung. Wie das geht, lesen Sie unter Von Excel zur eigenen Anwendung.
• Daten, die heute zweimal abgetippt werden, erfassen Sie einmal. Und zwar richtig.
• Der Bericht, den jemand jeden Freitag zusammenklickt, entsteht auf Knopfdruck.

Und die KI?

Viele wollen jetzt KI. Verständlich, sie kann eine Menge Arbeit abnehmen. Aber leider nur mit dem, was digital vorliegt. Steckt Ihr Wissen in Ordnern, in Köpfen und in zwölf Fassungen derselben Excel-Datei, dann hat die KI nichts in der Hand. Dann kann sie auch nicht zur Arbeitserleichterung ins Feld ziehen.

Wer KI als Ziel hat, fängt also mit der Digitalisierung an. Jeder Ablauf, den Sie heute digital machen, ist das Futter für die KI von morgen. Wo KI bei Ihnen schon heute passt, klären wir gerne in der KI-Beratung.

So fangen Sie mit dem Restbudget an

1. Ablauf aussuchen. Den, über den alle stöhnen. Sie wissen schon, welchen.
2. Erstgespräch. Sie zeigen uns, wie es heute läuft. Formular, Liste, Ordner, alles darf mit.
3. Festpreis. Für den Anfang gibt es unsere Einstiegspakete mit festem Preis und klarem Ergebnis. Die passen gut in ein Restbudget.
4. Erste Fassung. Sie probieren mit Ihren echten Daten aus. Was fehlt, schreiben Sie direkt ins Programm.

Und wenn im nächsten Jahr das Budget wieder voll ist, wissen Sie schon, was als Nächstes dran ist.