Software en la empresa
Una factura en PDF enviada por correo electrónico no es una factura electrónica. Desde el 1 de enero de 2025, las empresas en Alemania deben poder recibir auténticas facturas electrónicas, y a partir de 2027 llega paso a paso la obligación de emitirlas. Si tiene un programa de facturación propio, deberá adaptarlo. Aquí puede leer qué implica.
Qué es una factura electrónica
Una factura electrónica es una factura en un formato electrónico estructurado que un programa puede leer sin teclear los datos. La referencia es la norma europea EN 16931. En cambio, un PDF, un documento escaneado o un documento de Word se considera otro tipo de factura, aunque llegue por correo electrónico.
En Alemania hay dos formatos extendidos:
- XRechnung es XML puro, en la sintaxis UBL o CII. Para las facturas a organismos públicos suele ser obligatoria.
- ZUGFeRD, en Francia Factur-X, es un PDF/A-3 con un archivo XML incrustado. Las personas leen el PDF; los programas, el XML. A partir de la versión 2.0.1, ZUGFeRD cumple la norma, aunque no los perfiles MINIMUM y BASIC WL.
En ZUGFeRD, lo determinante es en principio la parte XML. Por tanto, lo que solo figura en el PDF no cuenta.
Los plazos
| Cuándo | Qué se aplica |
|---|---|
| desde el 1 de enero de 2025 | Todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas. |
| hasta el 31 de diciembre de 2026 | Todas pueden seguir enviando facturas en papel; un PDF, solo con el consentimiento del destinatario. |
| hasta el 31 de diciembre de 2027 | Este periodo transitorio sigue vigente para las empresas con una facturación máxima de 800.000 € en el año anterior. |
| desde el 1 de enero de 2028 | Todas las empresas deben enviar facturas electrónicas en sus operaciones B2B dentro de Alemania. |
Quedan exentas, entre otras, las facturas de importe reducido de hasta 250 € y los billetes de transporte. La obligación no afecta a las facturas a particulares.
Qué significa esto para su propio programa de facturación
Un programa de facturación que hasta ahora imprimía un PDF bien presentado debe proporcionar ahora datos. Completos y en la forma correcta. Normalmente faltan algunas cosas:
- Los datos obligatorios como campos propios en lugar de texto libre, por ejemplo la unidad como código según la UN/ECE Recommendation 20 o la categoría de impuesto de cada línea.
- La referencia del comprador; en el caso de organismos públicos, la Leitweg-ID.
- Los importes de impuestos sumados correctamente por tipo impositivo, con redondeos coherentes.
- Una vía para la recepción: importar facturas electrónicas, mostrarlas de forma legible y archivarlas junto con el XML.
Así se hace
- Inventario. Compare los datos de su programa con los campos de la EN 16931. Después sabrá qué falta.
- Elegir el formato. ZUGFeRD es adecuado si sus clientes quieren seguir viendo un PDF. XRechnung lo necesita para los organismos públicos. Generar ambos a partir de los mismos datos no tiene ningún misterio.
- Generar y validar. Cada factura generada pasa por un validador, para la XRechnung por ejemplo el de la KoSIT. Lo mejor es hacerlo automáticamente en la compilación, con un conjunto de facturas de prueba.
- Recibir y archivar. El programa importa las facturas electrónicas entrantes, las muestra de forma legible y las archiva de forma inalterable.
Un caso práctico
Para un cliente de hace muchos años mantenemos su propio programa de facturación. En 2024 se añadió la factura electrónica. Primero recogimos en un análisis lo que exigen las nuevas normas y qué datos tenía ya el programa. Después integramos la factura electrónica. Más información en el proyecto Programa de facturación con factura electrónica y análisis.
Errores típicos
- Se toma el PDF enviado por correo electrónico por una factura electrónica.
- ZUGFeRD en el perfil MINIMUM o BASIC WL. No basta.
- Las unidades y las categorías de impuesto solo figuran como texto en la factura, no como código en los datos.
- La validación se hace por primera vez en el cliente. Entonces la factura se devuelve y el dinero llega más tarde.
- Solo se archiva el PDF, no el XML.
- Se olvida la recepción. Es obligatoria desde 2025.
Cómo le ayudamos
- Revisión: examinamos su programa de facturación y le indicamos qué datos faltan y qué formato se adapta a sus clientes.
- Implementación: integramos XRechnung y ZUGFeRD en su software, con validación y facturas de prueba. También en programas antiguos, sin reescribirlos.
- Emergencias: si su programa de facturación deja de funcionar tras una actualización, le ayudamos con rapidez. El caso de estudio «Emergencia en agosto» muestra cómo es.
- Concierte una primera conversación.
Fuentes: § 14 y § 27, apartado 38, de la UStG (Ley alemana del IVA) en la redacción de la Wachstumschancengesetz (Ley alemana de oportunidades de crecimiento) de 27 de marzo de 2024 (BGBl. 2024 I n.º 108); circular del BMF (Ministerio Federal de Hacienda de Alemania) de 15 de octubre de 2024 sobre la introducción de la factura electrónica obligatoria; norma EN 16931. Este artículo no sustituye el asesoramiento fiscal.
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