Software im Unternehmen
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland echte E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 kommt Schritt für Schritt die Pflicht zum Versand. Haben Sie ein eigenes Rechnungsprogramm, dann müssen Sie es umbauen. Hier lesen Sie, was dazugehört.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. Ein PDF, ein Scan oder ein Word-Dokument gilt dagegen als sonstige Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.
In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:
- XRechnung ist reines XML, in der Syntax UBL oder CII. Für Rechnungen an Behörden ist sie meist vorgeschrieben.
- ZUGFeRD, in Frankreich Factur-X, ist ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen das PDF, Programme die XML. Ab Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD die Norm, die Profile MINIMUM und BASIC WL allerdings nicht.
Bei ZUGFeRD ist grundsätzlich der XML-Teil maßgeblich. Was nur im PDF steht, zählt also nicht.
Die Fristen
| Wann | Was gilt |
|---|---|
| ab 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31. Dezember 2026 | Alle dürfen noch Papierrechnungen versenden, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| bis 31. Dezember 2027 | Diese Übergangszeit gilt weiter für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Umsatz im Vorjahr. |
| ab 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen anderen Unternehmen im Inland E-Rechnungen schicken. |
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht nicht.
Was das für Ihr eigenes Rechnungsprogramm heißt
Ein Rechnungsprogramm, das bisher ein schönes PDF druckt, muss jetzt Daten liefern. Vollständig und in der richtigen Form. Meist fehlen ein paar Dinge:
- Pflichtangaben als eigene Felder statt als freier Text, beispielsweise die Einheit als Code nach UN/ECE Recommendation 20 oder die Steuerkategorie je Position.
- Die Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID.
- Steuerbeträge sauber je Steuersatz summiert, mit stimmigen Rundungen.
- Ein Weg für den Empfang: E-Rechnungen einlesen, lesbar anzeigen und samt XML archivieren.
Und so wird es gemacht
- Bestandsaufnahme. Gleichen Sie die Daten Ihres Programms mit den Feldern der EN 16931 ab. Danach wissen Sie, was fehlt.
- Format wählen. ZUGFeRD passt, wenn Ihre Kunden weiter ein PDF sehen wollen. XRechnung brauchen Sie für Behörden. Beides aus denselben Daten zu erzeugen ist kein Hexenwerk.
- Erzeugen und prüfen. Jede erzeugte Rechnung läuft durch einen Validator, für die XRechnung etwa den der KoSIT. Am besten automatisch im Build, mit einem Satz Testrechnungen.
- Empfangen und archivieren. Eingehende E-Rechnungen liest das Programm ein, zeigt sie lesbar an und archiviert sie unveränderbar.
Aus der Praxis
Für einen langjährigen Kunden pflegen wir das eigene Rechnungsprogramm. 2024 kam die E-Rechnung dazu. Zuerst haben wir in einer Analyse festgehalten, was die neuen Regeln verlangen und welche Daten das Programm schon hatte. Danach haben wir die E-Rechnung eingebaut. Mehr dazu im Projekt Rechnungsprogramm mit E-Rechnung und Auswertung.
Typische Fehler
- Das PDF per E-Mail wird für eine E-Rechnung gehalten.
- ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC WL. Das reicht nicht.
- Einheiten und Steuerkategorien stehen nur als Text auf der Rechnung, nicht als Code in den Daten.
- Geprüft wird erst beim Kunden. Dann kommt die Rechnung zurück und das Geld später.
- Archiviert wird nur das PDF, nicht die XML.
- Der Empfang wird vergessen. Pflicht ist er schon seit 2025.
So helfen wir
- Prüfung: Wir sehen uns Ihr Rechnungsprogramm an und sagen Ihnen, welche Daten fehlen und welches Format zu Ihren Kunden passt.
- Umsetzung: Wir bauen XRechnung und ZUGFeRD in Ihre Software ein, mit Validierung und Testrechnungen. Auch in ältere Programme, ohne sie neu zu schreiben.
- Notfall: Läuft Ihr Rechnungsprogramm nach einem Update nicht mehr, helfen wir schnell. Wie das aussieht, zeigt die Fallstudie „Notfall im August“.
- Vereinbaren Sie ein Erstgespräch.
Quellen: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27.03.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108); BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung; Norm EN 16931. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
kununu