Software in azienda
Una fattura PDF inviata per e-mail non è una fattura elettronica. Dal 1° gennaio 2025 le aziende in Germania devono essere in grado di ricevere vere fatture elettroniche, dal 2027 arriva passo dopo passo l'obbligo di emetterle. Se Lei ha un proprio programma di fatturazione, deve adattarlo. Qui trova che cosa occorre.
Che cos'è una fattura elettronica
Una fattura elettronica è una fattura in un formato elettronico strutturato, che un programma può leggere senza ridigitarla. Il riferimento è la norma europea EN 16931. Un PDF, una scansione o un documento Word sono invece considerati «altre fatture», anche se arrivano per e-mail.
In Germania sono diffusi due formati:
- XRechnung è puro XML, nella sintassi UBL o CII. Per le fatture alle autorità pubbliche è di solito obbligatoria.
- ZUGFeRD, in Francia Factur-X, è un PDF/A-3 con un file XML incorporato. Le persone leggono il PDF, i programmi l'XML. Dalla versione 2.0.1 ZUGFeRD soddisfa la norma, i profili MINIMUM e BASIC WL però no.
Con ZUGFeRD fa fede in linea di principio la parte XML. Ciò che compare solo nel PDF, quindi, non conta.
Le scadenze
| Quando | Che cosa vale |
|---|---|
| dal 1° gennaio 2025 | Tutte le aziende devono essere in grado di ricevere fatture elettroniche. |
| fino al 31 dicembre 2026 | Tutti possono ancora inviare fatture cartacee, un PDF solo con il consenso del destinatario. |
| fino al 31 dicembre 2027 | Questo periodo transitorio resta valido per le aziende con un fatturato massimo di 800.000 € nell'anno precedente. |
| dal 1° gennaio 2028 | Tutte le aziende devono inviare fatture elettroniche alle altre aziende in Germania (B2B). |
Sono escluse, tra l'altro, le fatture di piccolo importo fino a 250 € e i titoli di viaggio. L'obbligo non riguarda le fatture ai clienti privati.
Che cosa significa per il Suo programma di fatturazione
Un programma di fatturazione che finora stampa un bel PDF ora deve fornire dati. Completi e nella forma corretta. Di solito mancano alcune cose:
- I dati obbligatori come campi propri invece che come testo libero, ad esempio l'unità di misura come codice secondo la UN/ECE Recommendation 20 o la categoria d'imposta per ogni riga.
- Il riferimento dell'acquirente, per le autorità pubbliche il Leitweg-ID.
- Gli importi dell'imposta sommati correttamente per aliquota, con arrotondamenti coerenti.
- Una via per la ricezione: importare le fatture elettroniche, visualizzarle in forma leggibile e archiviarle insieme all'XML.
Ed ecco come si fa
- Analisi dello stato attuale. Confronti i dati del Suo programma con i campi della EN 16931. Dopo sa che cosa manca.
- Scegliere il formato. ZUGFeRD è adatto se i Suoi clienti vogliono continuare a vedere un PDF. XRechnung Le serve per le autorità pubbliche. Generare entrambi dagli stessi dati non è un'impresa impossibile.
- Generare e verificare. Ogni fattura generata passa per un validatore, per la XRechnung ad esempio quello del KoSIT. Meglio se in automatico nella build, con una serie di fatture di prova.
- Ricevere e archiviare. Il programma importa le fatture elettroniche in arrivo, le mostra in forma leggibile e le archivia in modo non modificabile.
Dalla pratica
Per un cliente di lunga data curiamo il suo programma di fatturazione. Nel 2024 si è aggiunta la fattura elettronica. Per prima cosa abbiamo stabilito in un'analisi che cosa richiedono le nuove regole e quali dati il programma avesse già. Poi abbiamo integrato la fattura elettronica. Maggiori informazioni nel progetto Programma di fatturazione con fattura elettronica e analisi.
Errori tipici
- Il PDF inviato per e-mail viene scambiato per una fattura elettronica.
- ZUGFeRD nel profilo MINIMUM o BASIC WL. Non basta.
- Unità di misura e categorie d'imposta compaiono solo come testo sulla fattura, non come codice nei dati.
- La verifica avviene solo presso il cliente. Allora la fattura torna indietro e il pagamento arriva più tardi.
- Viene archiviato solo il PDF, non l'XML.
- Ci si dimentica della ricezione. Eppure è obbligatoria già dal 2025.
Come La aiutiamo
- Verifica: esaminiamo il Suo programma di fatturazione e Le diciamo quali dati mancano e quale formato è adatto ai Suoi clienti.
- Realizzazione: integriamo XRechnung e ZUGFeRD nel Suo software, con validazione e fatture di prova. Anche in programmi meno recenti, senza riscriverli.
- Emergenza: se il Suo programma di fatturazione non funziona più dopo un aggiornamento, interveniamo rapidamente. Come avviene lo mostra il caso di studio «Emergenza ad agosto».
- Fissi un primo colloquio con noi.
Fonti: § 14 e § 27, comma 38, UStG nella versione della Wachstumschancengesetz (la legge tedesca per le opportunità di crescita) del 27.03.2024 (BGBl. 2024 I n. 108); circolare del BMF (Ministero federale delle finanze) del 15.10.2024 sull'introduzione della fattura elettronica obbligatoria; norma EN 16931. Questo articolo non sostituisce una consulenza fiscale.
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